Dołącz do czytelników
Brak wyników

Komunikacja w social mediach

19 lipca 2021

NR 21 (Czerwiec 2021)

Organizacja i promocja eventu po pandemii – jak zachęcić ludzi do uczestnictwa?

11

Event marketing przed pandemią cieszył się dużą popularnością. Wiele firm chętnie korzystało z tej formy promocji, ponieważ była ona bardzo elastyczna. Zauważ, że obecnie event może odbywać się zarówno w kanałach offline, jak i online. Decydując się na rozpoczęcie tego typu działań, możesz liczyć na skrócenie dystansu między Twoją firmą a grupą docelową. Dzięki przemyślanym, nagłośnionym i dobrze zorganizowanym wydarzeniem promocyjnym możesz szybciej osiągnąć stawiane sobie cele. Zobacz, od czego powinieneś zacząć.

Event marketing przed pandemią cieszył się dużą popularnością. Wiele firm chętnie korzystało z tej formy promocji, ponieważ była ona bardzo elastyczna. Zauważ, że obecnie event może odbywać się zarówno w kanałach offline, jak i online. Decydując się na rozpoczęcie tego typu działań, możesz liczyć na skrócenie dystansu między Twoją firmą a grupą docelową. Dzięki przemyślanym, nagłośnionym i dobrze zorganizowanym wydarzeniem promocyjnym możesz szybciej osiągnąć stawiane sobie cele. Zobacz, od czego powinieneś zacząć.

POLECAMY

Cele, charakter, rola

Wdrażając event marketing do swojej strategii marketingowej, powinieneś najpierw wytyczyć cele, które będziesz chciał osiągnąć. W tym przypadku dobrze podzielić je na trzy grupy: wizerunkowe, sprzedażowe i charytatywne. Do pierwszej zaliczyć można budowanie pozytywnych relacji z Twoją grupą docelową, wywoływanie w niej pożądanych emocji i propagowanie idei wyznawanych przez firmę oraz zwiększenie rozpoznawalności marki i zapewnienie jej rozgłosu medialnego. Do drugiej grupy, której najważniejszymi celami będzie zwiększenie sprzedaży, zaliczyć można zaprezentowanie szerszemu gronu odbiorców produktu bądź usługi oraz zwiększenie liczby potencjalnych klientów. Za cel charytatywny możesz natomiast przyjąć wykreowanie firmy jako społecznie odpowiedzialnej. 
Kiedy już zdecydujesz, co chcesz osiągnąć dzięki event marketingowi, to Twoim kolejnym krokiem będzie określenie jego charakteru. Obecnie przeważają wydarzenia promocyjne, takie jak targi, konferencje edukacyjne oraz imprezy firmowe organizowane dla pracowników i najbliższego środowiska firmy. W dalszej kolejności znajdują się różnego typu pikniki, imprezy sportowe oraz koncerty i festiwale.
Następnie określ, w jaką rolę chcesz się wcielić. Jeśli jesteś zainteresowany konferencją edukacyjną, to możesz ją zorganizować lub, jeśli jeszcze nie dysponujesz takimi możliwościami, wziąć udział w czyjejś, występując jako sponsor, prelegent lub uczestnik. Będąc jedynie uczestnikiem, nie osiągniesz wprawdzie oczekiwanych rezultatów, ale będziesz mógł się sporo dowiedzieć, przede wszystkim obserwując otoczenie oraz od samych prelegentów. W tym przypadku potraktuj konferencję jako źródło inspiracji – zobacz, jak została zorganizowana, co w Twoim odczuciu zasługuje na pochwałę, a co należałoby poprawić lub zmienić, ponieważ zaniża poziom i odczucia Twoje oraz innych uczestników. Kiedy zdobędziesz taką wiedzę i w odpowiedni sposób ją wykorzystasz, to łatwiej będzie Ci zorganizować własne wydarzenie.

Jak zorganizować event?

Załóżmy, że chciałbyś zorganizować konferencję edukacyjną, która przełoży się na zwiększenie sprzedaży i umocni pozytywny wizerunek Twojej firmy. To oczywiście jest możliwe, ale żeby miało szansę powodzenia, musisz zadbać o kilka ważnych rzeczy.

Odbiorcy
W pierwszej kolejności musisz określić, dla kogo organizujesz konferencję. Precyzyjne ustalenie profilu odbiorców pomoże Ci spełnić ich oczekiwania dotyczące wydarzenia. Rozumiejąc ich potrzeby, skutecznie na nie odpowiesz przez stworzenie trafnego planu eventu, doboru prelegentów wyspecjalizowanych w pożądanym zakresie tematycznym oraz wszelkich dodatkowych atrakcji, jak np. pokój zabaw dla dzieci uczestników, którzy nie mieli komu zostawić ich pod opieką. Pomyśl też o cateringu i przerwach kawowych. Każdy uczestnik co jakiś czas będzie chciał coś zjeść, rozprostować kości czy skorzystać z toalety. Zaplanuj wszystko tak, aby każdy mógł zaspokoić swoje potrzeby, nie tracąc przy tym tego, co najważniejsze, czyli prelekcji. W przeciwnym razie konferencja może zostać zapamiętana jako nużąca, chaotyczna i źle zorganizowana.

Budżet
Postaraj się dokładnie określić, ile pieniędzy chcesz przeznaczyć na organizację wydarzenia i co Ci się uda za nie otrzymać. Kieruj się zasadą mówiącą, że lepiej zapewnić mniej atrakcji, ale wysokiej jakości, niż wiele takich, które nie będą w pełni angażowały uczestników. Dysponując dużym budżetem, możesz zaprosić kilku znanych prelegentów, zapewnić wyszukane jedzenie, a po konferencji zaproponować wszystkim udział w sesji networkingowej, której zwieńczeniem będzie koncert znanej piosenkarki. Jeżeli natomiast nie możesz sobie pozwolić na taki wydatek, to zrezygnuj z atrakcji dodatkowych na rzecz uznanych mówców. To właśnie ich obecność i wystąpienia są głównymi powodami, dla których ludzie zdecydują się uczestniczyć w organizowanym przez Ciebie wydarzeniu.

Miejsce i czas
Miejsce to jedna z najbardziej istotnych kwestii podczas planowania eventu. Powinno spełniać ono kilka kryteriów:

  • znajdować się w znanej lokalizacji, najlepiej w centrum miasta. Byłoby idealnie, jeśli uczestnicy mieliby do dyspozycji parking;
  • dotarcie do niego samochodem i komunikacją miejską nie powinno dla nikogo stanowić problemu;
  • być na tyle przestronne, aby wszyscy uczestnicy mogli się swobodnie poruszać z zachowaniem wzmożonych zasad bezpieczeństwa narzuconych przez pandemię;
  • wszystkie punkty wydarzenia muszą być w nim możliwe do zrealizowania.

Jeśli chodzi o termin organizowanej przez Ciebie konferencji, to powinien być ustalony z odpowiednim wyprzedzeniem. Dzięki temu będziesz mógł skupić się na promocji wydarzenia i z należytą dokładnością zadbać o każdy szczegół. Ponadto osoby zaliczające się do Twojej grupy docelowej będą miały czas, aby zastanowić się, czy chcą uczestniczyć w evencie. Jeśli tak, to najpewniej wpiszą go w swój kalendarz, aby o nim nie zapomnieć.

Wyróżnik
Każdego roku w Polsce odbywa się wiele konferencji edukacyjnych. Organizatorami niektórych z nich są firmy będące Twoją konkurencją, przez co ich tematyka jest do siebie zbliżona. Zadbaj o to, aby Twoja impreza wyróżniała się na tle pozostałych. To przyciągnie uwagę grupy docelowej, która stając przed podjęciem decyzji, wybierze udział właśnie w Twoim wydarzeniu. W tym celu możesz np. przygotować atrakcyjne rabaty na zakupy w Twoim sklepie internetowym albo zorganizować konkurs, w którym do wygrania będą Twoje produkty. Potencjalni uczestnicy potraktują to jako wartość dodaną. W cenie biletu dasz uczestnikom coś więcej, niż oferują organizatorzy podobnych wydarzeń.
 

 Rys. 1. Post z facebooka Magazyn Online Marketing. Źródło: https://bit.ly/3zPqESq


Przygotowanie na nieoczekiwane
Organizując event, stwórz listę rzeczy, które będą miały kluczowy wpływ na jego przebieg i przez to absolutnie nie mogą zawieść. To z pewnością zasób ludzki, np. osoby oddelegowane do rejestracji uczestników, obsługa techniczna, ale też sprawność oświetlenia i nagłośnienia sali oraz innego sprzętu – mikrofonu, projektora itd. Jeśli jest taka możliwość, to na wszelki wypadek miej wszystkiego po dwie sztuki. W razie wystąpienia problemów będziesz mógł szybko zareagować.

Promocja
To bardzo ważny punkt, ponieważ właśnie od niej zależy, ile osób dowie się o organizowanym przez Ciebie wydarzeniu. W pierwszej kolejności zadbaj o zamieszczenie informacji o konferencji na stronie internetowej swojej firmy i profesjonalny landing page. Wizualnie powinien zostać on zaprojektowany w taki sposób, aby każdy, kto na niego trafi, odniósł wrażenie, że zbliżająca się konferencja będzie inna niż wszystkie i wyjątkowa pod każdym względem. Nie zapomnij również o zami...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 5 wydań magazynu "Social Media Manager"
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy